As estratégias mais efetivas para sua reunião


Você sabia que acontecem cerca de 11 milhões de reuniões empresariais no Reino Unido todos os dias? Isso equivale a 220 milhões de reuniões mensais, e bilhões de reuniões ao ano. Mas, por que isso é tão comum? 


São diferentes tipos de reuniões para diferentes times, sobre diferentes ideias e resoluções de problemas. Por isso, as reuniões se enquadram em 4 tipos:

  • As decisivas

  • As informativas

  • As criativas

  • As de consolidação 


Definir essas reuniões pode ajudar a entender o propósito de cada uma e ter as melhores estratégias para torná-las efetivas. Quer saber quais são? Continua aqui com a gente.


Por que é preciso ter estratégias?


Reuniões sem planejamento geram uma série de problemas. O serviço de agendamento online, chamado Doodle, descobriu que as reuniões não planejadas custam às empresas estadunidenses mais de $339 milhões de dólares. E essa é só a ponta do iceberg.


  1. Para otimizar o tempo


De acordo com a pesquisa da rede de hotéis Crowne Plaza, colaboradores no Reino Unido, França e Alemanha gastam 187h em reuniões, por ano. Isso é muito tempo mas, o pior é que os mesmos colaboradores acreditam que 56% das reuniões não fizeram diferença no trabalho. Nesses países são 13 dias, por ano, perdidos em reuniões ineficientes.


Sem contar os atrasos. A média de atraso, em 19 países diferentes, é de 10m e 40s. Isso equivale a 3 dias e 2h horas perdidas todo ano. E o número só aumenta - executivos seniores perdem 5 dias e 19h, por ano, em reuniões atrasadas.


  1. Para tornar reuniões efetivas


Sem estratégias, reuniões podem ficar sem objetivo. Um estudo descobriu que 38% dos profissionais dizem que a má organização gera perda de foco nos projetos. Os membros dos times devem saber suas responsabilidades antes e depois das reuniões. Uma organização cuidadosa na agenda ajuda a manter todos focados durante e depois da reunião.


Se os organizadores das reuniões convidarem muitas pessoas, isso pode acarretar problemas. De acordo com o Doodle, 31% dos colaboradores acreditam que muitos participantes atrasa o processo da reunião. Manter o número de participantes baixos, ajuda a otimizar o tempo e gerar mais velocidade no progresso das reuniões e tarefas.


  1. Para evitar “mal-entendidos”


Quando você não organiza a reunião, os participantes podem ficar confusos. Perguntas como “Por que eu fui convidado para essa reunião?” ou “Eu tenho que preparar algo?” podem surgir. Se você não souber responder essas perguntas, deixe que as pessoas que entendem as questões da reunião respondam. “Mal-entendidos” depois da reunião costumam ser caros. Se os participantes não estiverem esclarecidos sobre suas responsabilidades, as tarefas serão perdidas.


  1. Para reduzir conflitos


É difícil manter o foco numa reunião desorganizada e isso pode gerar um sentimento de frustração. Um estudo mostrou que responder mensagens ou ligações, pode ser a coisa mais frustrante a se fazer em reuniões.


Mais da metade (55%) dos colaboradores dizem que o uso do telefone os irritava. E um pouco mais de ⅕ (21%) disseram que participantes que não contribuem para reunião,  surtiam a mesma irritação.


  1. Para manter o bom-ânimo


Convidar as pessoas desnecessariamente para as reuniões, frustra os participantes. Se um líder define tarefas para um time, mas não dá tempo para concluí-las, os funcionários perdem a fé nele. Sem um plano de ação claro, os colaboradores podem se sentir perdidos e ignorados.



Quais as melhores estratégias para reuniões híbridas?


No período atual, estamos num processo de transição. Enquanto alguns colaboradores trabalham remotamente, outros estão voltando gradualmente ao trabalho presencial. Como reunir todos os colaboradores?


Cabe aos líderes encontrar a melhor forma de fazer reuniões. Vídeo chamadas podem ser um jeito perfeito de uní-los, mas para tirar o melhor das reuniões é preciso mais. 


  1. Deixe um tempo para diversão


Pode ser desafiador para os colaboradores interagirem com outros de times diferentes. Com menos chances de se verem no trabalho, as pessoas desejam formas novas de se conhecer. Uma pesquisa no Reino Unido mostrou que 49% dos colaboradores sentem saudade de seus amigos do trabalho. Para manter então o bom-ânimo, colaboradores precisam criar situações de interações virtuais. Marcar um tempo na agenda para interação social pode ajudar a reacender amizades e o ânimo.  


  1. Sincronize vídeo chamadas com reuniões presenciais


Se os colaboradores presenciais e remotos são colegas e precisam se reunir,uma boa ideia seria reunir o maior número deles numa sala -respeitando o distanciamento social. O professor Steven Rogelbelg da Universidade da Carolina do Norte diz:

 

“Embora a tecnologia tenha tornado cada vez mais fácil encontrar-se remotamente - e isso é uma coisa boa - há algo particularmente poderoso associado a indivíduos que se reúnem para se encontrarem cara a cara.”

 

Times socialmente distanciados podem fazer vídeos chamadas, mas também devem estar prontos para fazer concessões a tecnologia. Um estudo alemão mostrou que 1.2 segundos de problemas na chamada são o suficiente para gerar o sentimento de pouca amizade e perda de foco. O time pode repetir os pontos abordados na reunião presencial para os que não conseguirem comparecer.


  1. Comece com questões remotas


Abrir a reunião com perguntas pode ser valioso. O líder pode trabalhar remotamente ou presencialmente, mas deve sempre começar com questões remotas. Isso porque costuma ser mais fácil para o time presencial desenvolver uma conversa. Encoraje a interação dos membros do time remoto para garantir que todos sejam ouvidos.


  1. Mantenha o nível de incentivo alto


Os colaboradores remotos tem mais chances de irem além de suas tarefas. Um estudo mostrou que 53% dos colaboradores remotos acumulem mais de 40h semanais de ajuda ao time, enquanto apenas 45% dos presenciais fazem o mesmo. Por isso os líderes devem reconhecer a importância dos colaboradores remotos, os elogiando para garantir que se sintam valorizados.


Estatísticas mostram que quem trabalha não trabalha presencialmente dedica mais horas ao trabalho porque trabalha mais feliz. Cerca de 40% dos colaboradores remotos fazem hora extra porque gostam, enquanto apenas 17% dos presenciais dizem o mesmo. Os melhores líderes reconhecem o esforço de sua equipe, mas gastam mais tempo reconhecendo o time que trabalha independente do lugar que está. 



Estratégias para planejar e conduzir reuniões eficientes


Planejar reuniões efetivas requer atenção aos detalhes. É preciso analisar os números e cronometrar tudo corretamente. Aqui estão as melhores estratégias:


  1. Considere cancelar


Antes de convidar os colaboradores para achar tempo em suas agendas, você deve sempre se perguntar se você precisa reunir todos. Você pode resolver a questão da reunião de outra forma? Se apenas um documento compartilhado, ou mensagens no chat, podem resolver, use! Alguns profissionais acreditam no poder “anti-reuniões”, que seria uma rápida ação para evitar a conversa se torne tediosa - ou alternativas em software para ajudar a realizar a tarefa sem ocupar seus colegas.


2. Tenha uma agenda de reunião clara


Manter  a produtividade numa reunião é impossível sem uma agenda bem preparada - pesquisas mostram que a maioria dos colaboradores acreditam que essa é a chave para a reunião ser um sucesso. Você pode postar a listas de pontos que serão abordados no grupo do projeto para levantar as sugestões, antes da reunião. A equipe mais eficiente pode até se excluir da reunião. Priorize e defina seus objetivos antes de estimar quanto tempo você gastará abordando o tema da reunião. Decida quem deve liderar cada tópico e designar as tarefas para os times.


  1. Mantenha números baixos


Todos os participantes têm algo de valioso para compartilhar. Alguns especialistas acreditam na “regra de ⅔” - que seria a ideia de que todos estão envolvidos em pelo menos dois de três pontos na agenda da reunião. Cerca de ⅔ (71%) dos colaboradores presenciais perdem tempo toda semana por conta de reuniões desnecessárias ou canceladas. Cerca de 45% dos profissionais admitiram que se sentem sufocados pelo número de reuniões. Antes de convidar, pergunte-se pode obter os mesmos resultados com menos pessoas.


  1. Defina bem o horário


Reuniões híbridas precisam ser organizadas. Você precisa definir bem o horário, com antecedência, para garantir a presença dos times remotos. Lembre-se, as pessoas podem estar em diferentes fuso-horários. Algumas pessoas acreditam que começar a reunião 15 minutos depois da hora pode ser eficiente.

 

Além disso, pense na duração de uma reunião. Entre 2000 e 2014, a média de duração das reuniões aumentou em 8% e 10% ao ano. Manter a velocidade da reunião ajuda a liberar o tempo de seus colaboradores.


  1. Faça planos de ações


Definir uma tarefa ou objetivo para cada ponto da agenda tornará sua reunião mais efetiva. Planejando com antecedência, todos os participantes o que o organizador da reunião espera deles.


Dedique 10 minutos, ou uma parte, da reunião para designar tarefas para os colaboradores remotos e presenciais. Líderes pode até mesmo designar o trabalho usando ferramentas de gerenciamento online, durante a reunião para que todos possam ver.



Se você quer aplicar essas estratégias e potencializar as suas reuniões, a Alest quer te ajudar. A Plataforma que pode te ajudar nesse processo é o Workplace from Facebook! Com ele as reuniões se tornam mais eficientes, pois a comunicação entre os colaboradores é facilitada.


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