5 Passos Para Otimizar os Processos Administrativos

Já percebeu como processos simples acabam que, muitas vezes, demandam mais tempo do que o estimado? A falta de eficácia faz com que seja muito mais trabalhoso desempenhar tarefas que poderiam ser resolvidas em questão de segundos.

Validações, alinhamentos e fluxos de comunicação são os que ganham destaque no quesito de serem resolvidos em um prazo maior do que deveria. Mas, como otimizar esses processos de forma que seja mais prático para os colaboradores realizarem as atividades diárias? É o que vamos abordar no conteúdo de hoje. Quer saber mais? Continue com a gente. 🤗😁

Perda de tempo em uma empresa otimizada não rola!

Otimizar processos vai muito além do que apenas buscar mais produtividade. Ao realizar isso, é possível impactar nos resultados do ambiente corporativo, trazendo assim grandes progressos para a empresa. A falha de algumas organizações é pensarem que potencializar processos pode ser algo dispensável. Mas, qual seria o problema de não melhorar essas ações? Uma empresa que não visa aprimorar suas atividades frequentemente, muitas vezes acaba por não expandir os seus negócios como gostaria. Se acomodar em apenas uma forma de fazer as coisas pode deixá-lo ultrapassado. Estar atento às inovações ajuda não apenas a manter a organização atualizada, mas também no desenvolvimento dela, obtendo um crescimento mais efetivo. Corporações de sucesso estão sempre adaptando seus procedimentos para oferecer o melhor para os seus clientes e colaboradores, dando atenção às atualidades, novas formas de elaborar projetos, entre outras maneiras. Buscar aperfeiçoar os processos nunca é demais para enriquecer sua metodologia. Então, para pôr isso em prática e transformar sua Gestão de Projetos, conheça 5 passos para otimizar seus processos administrativos.

1. Análise Interna e Externa

O primeiro passo para potencializar sua Gestão de Projetos é ter um reconhecimento interno. Visualizar o momento que sua empresa está é primordial para construir as métricas. Uma excelente ferramenta, recomendada para se utilizar nesses momentos é a Análise SWOT, criada em 1960. Ela consiste em estudar os pontos fracos e fortes internos e as oportunidades e ameaças externas. Quais são os pontos fortes existentes na sua empresa? Como você pode desenvolvê-los e se precaver de possíveis conflitos futuros? Quanto aos pontos fracos, quais são as ações que precisam ser revistas e mudadas? Uma pequena atitude pode ter grande influência dentro de um processo.

Compreender como a concorrência está atuando e o momento que o seu segmento se encontra também é maneira de encontrar uma nova perspectiva, gerando novos insights para oportunidades e prevenindo de possíveis conflitos que venham a surgir. Esse é o momento de visualizar os pequenos conflitos e atividades que demandam muito trabalho nos processos e buscar maneiras de como realizá-los de modo mais prático e rápido.

2. Planejamento Estratégico

Depois de analisar os pontos negativos, positivos e oportunidades e ameaças que a empresa tende a enfrentar, é o momento de elaborar um plano estratégico. O planejamento estratégico consiste em implementar as melhores táticas para chegar em um determinado objetivo. É o momento onde se deve observar qual é o propósito da empresa, quais as metas ela deve cumprir, e se tudo isso está de acordo com os valores e a cultura da organização. Um planejamento assertivo ajuda a manter a transparência de metas para os colaboradores, que, assim, entendem seu papel no ambiente de trabalho e conseguem ajudar de forma mais efetiva.

3. Invista no Fluxo de Comunicação

A comunicação interna é algo primordial para que tudo na empresa ocorra bem. A comunicação, tanto entre colegas de uma equipe, quanto para a corporação como um todo deve sempre ser feita com transparência e clareza. Problemas no ambiente de trabalho muitas vezes estão ligados a falhas na comunicação, fazendo atividades demorarem mais do que deveria, tendo resultados imprecisos.

Esperar por validações para continuar processos, alinhamentos importantes e mails internos diminuem o ritmo e a produtividade das equipes e colaboradores, pois criam gargalos na comunicação que podem ser cruciais para acarretar problemas futuros.

A solução para esses problemas é investir em ferramentas de comunicação interna que sejam realmente produtivas. Ter apenas email para entrar em contato com os seus colegas de trabalho pode não ser a maneira mais prática de ter um fluxo de comunicação preciso. 

A ideia é que seja algo de fácil uso, onde todos podem ter voz. Quer saber sobre a importância da comunicação interna? Clique aqui.

4. Integre Dados

Uma forma de poupar tempo e melhorar o fluxo de comunicação é a centralidade.

Ter apenas um canal, onde vários recursos estão integrados pode ter uma ótima influência na realização de processos, estruturando bem o canal para sua demanda, tornando-o confiável para compartilhar informações e documentos para os seus colaboradores pode ajudar com que os processos tenham resultado mais satisfatórios.

Centralizar todas as ferramentas disponíveis em apenas um canal pode parecer uma tarefa muito trabalhosa. Mas, com o auxílio do Workplace from Facebook esses objetivos podem ser alcançados!

Além de centralizar seus recursos em um lugar só, o Workplace também ajuda a melhorar a comunicação. Utilize chats e videochamadas para substituir a comunicação de e-mails internos, de modo mais seguro e prático, possibilitando uma troca de informações mais rápida entre os colaboradores.

Saiba tudo sobre o Workplace from Facebook e como ele pode auxiliar na centralização dos seus recursos aqui!

5. Acompanhe os resultados

Após a reestruturação dos processos é o momento de acompanhar os resultados.

Não ter o acompanhamento adequado dos resultados pode colocar toda o projeto em risco, trazendo prejuízos desnecessários para o ambiente corporativo.

Mensurar os resultados ajudará a organização tomar decisões mais assertivas, identificando de modo mais rápido possíveis estratégias ou tarefas que não são mais convenientes.

Nestas situações, é comum a corporação não saber qual caminho seguir para transformar seus processos, pensando na cultura e nos valores que a empresa carrega. Por isso, a Alest tem orgulho de dizer que é Especialista em Transformação Digital e já ajudou muitas empresas a mudarem seu ambiente colaborativo e o seu fluxo comunicação. Nossos especialistas, certificados pelo Workplace from Facebook, estão disponíveis para conversar e tirar suas dúvidas. Estamos aqui para ajudá-los no crescimento bem-sucedido do seu negócio. Nós estamos empenhados em ajudar a desenvolver um ambiente corporativo cada vez melhor junto com o Workplace.

Saiba mais sobre e inove a comunicação da sua empresa!